Инструктаж для сборщиков заказов

Сборщик онлайн-заказов — надёжный помощник в мире покупок!

Мы — важное звено между магазином и покупателем, и наша миссия —

сделать каждый заказ идеальным.

  • Наши принципы работы:

    ✔ Забота о каждом покупателе: «Как если бы я собирал заказ

    для себя или своих близких»

    ✔ Быстрота и аккуратность.

    ✔ Гибкость и внимание к деталям.

    ✔ Мыслим как покупатель: «Что бы я выбрал на месте

    клиента?», «Будет ли он доволен такой заменой?»

  • Что делает сборщика заказов особенным?

    ► Не просто собирает — создаёт положительный

    покупательский опыт.

    ► Всегда на связи: если возник вопрос — согласует изменения

    с покупателем.

    ► Не допустит, чтобы клиент получил просрочку или

    повреждённый товар.

    ► Работает в команде: консультируется с УМ/ЗУМ, если товара

    нет в наличии.

    ► Следит, чтобы заказы передавались курьерам вовремя

    и в надлежащей упаковке.

  • Главный секрет нашего успеха?

    «Относись к каждому заказу так, как хочешь, чтобы относились к твоему!»

  • Благодаря такому подходу:

    ✔ Покупатели возвращаются снова.

    ✔ Магазин получает доверие.

    ✔ Доставка проходит без проблем.

    ✔ Мы не просто собираем корзины — мы создаём хорошее

    настроение!

Стандарты внешнего вида

Каждый сотрудник является лицом компании, опрятный внешний вид

демонстрирует уважение к покупателям и готовность оказать помощь

при выборе товаров.

Бейдж
Крепится горизонтально, на уровне груди с левой стороны в рабочее время на территории Компании
Одежда
Брюки или джинсы и футболки / водолазки, прикрывающие плечи
Обувь
Закрытого типа, чистая, удобная, каблук до 5 см
  • Сотрудники аутсорсинговых компаний должны соответствовать
    требованиям договора, быть в униформе, с бейджем

    и в закрытой обуви.

  • Общие требования к внешнему виду:
    ► Одежда: чистая, выглаженная, удобная, опрятная, однотонная.
    ► Недопустимо: пляжная, спортивная и слишком открытая
    одежда, а также с яркими рисунками и стразами.
    ► Косметика: умеренный макияж в нейтральных/светлых
    оттенках; ногти с прозрачным или пастельным лаком.

    ► Руки и ногти: чистые и опрятные, ногти аккуратной формы.

  • Прочие требования:
    ► Умеренный, нейтральный аромат парфюмерии.
    ► Длинные волосы (более 20 см) должны быть собраны.

    ► Соблюдение правил личной гигиены.

Сборка заказов

Показатели эффективности сборщика заказов

Эффективность работы сборщика заказов оценивается по нескольким

критериям. Эти показатели оценивают супервайзеры совместно с ЗУМ

и УМ, а также работают над их улучшениями.

  • Минимальное время принятия заказа — начинаем собирать

    заказ сразу после поступления.

  • Время по сборке заказа — рассчитывается исходя из количества товаров в заказе, чем быстрее собрали заказ, тем лучше.
  • Отзывы покупателей — каждый покупатель имеет возможность поставить оценку собранного сборщиком заказу.
  • Комплектность заказа — итоговый заказ должен быть
    максимально приближен к предварительному заказу покупателя, 98% заказов должны на 100% соответствовать предварительному заказу покупателя.

Начало работы

  • Сборка заказов осуществляется в приложении Dixy Picker на ТСД. Также можно осуществить сборку заказов через приложение, установленное на телефон.
  • Проверить работоспособность ТСД, наличие устойчивого сигнала связи, уровень заряда.
  • Проверить наличие установленного приложения Dixy Picker на ТСД и работающий сигнал оповещения.
  • Проверить с администрацией привязку аккаунта сборщика к магазину (сравнить стол диспетчера и с заказами в Dixy Picker под логином сборщика).
  • Изучить расположение товарных групп в торговом зале, узнать где находятся расходные материалы, необходимые для сборки, убедится в достаточном их количестве.
  • При возникающих проблемах обратится к УМ/ЗУМ магазина.

Начало работы в ТСД

  • При первом входе в приложение Dixy Picker, нужно начать смену в приложении. Для этого необходимо нажать кнопку «Начать».
  • Поступившие заказы будут отображаться
    во вкладке «Новые».
  • При работе через приложение Dixy Picker, при поступлении заказа будет срабатывать звуковое оповещение о поступлении. Если не работает, то УМ/ЗУМ нужно сделать заявку в Итилиум.
  • Для начала работы с заказом, необходимо нажать кнопку «Начать собирать», откроется список товаров для сборки. Сам заказ переместится на вкладку «В работе».
  • Если была необходимость выйти из
    приложения, сборку можно продолжить на вкладке «В работе», нажав кнопку «Продолжить собирать».

Сборка заказов

Статусы заказов

Приоритет сборки (по префиксам)

  • SMH — заказы «Купера» (собираются в первую очередь)
  • YA — заказы «Яндекса» (собираются следующими)
  • МА/DX – заказы «Дикси» (собираются после SMH/YA)

Способы сборки заказов

  • Сканирование штрих-кода (основной метод).
    Сканировать ШК и код Data Matrix необходимо через сканер ТСД. Товары с Data Matrix — это питьевая вода, молочная продукция. Сканируй сначала ШК, затем Data Matrix: направь луч сканера ТСД на ШК нажми кнопку «SCAN».
  • Ввод штрих-кода вручную.
    Используй этот способ, когда ШК товара не сканируется сканером или камерой. Нажми «Сканировать».
  • «Ручная сборка».
    Используй его, когда в заказе есть весовой товар. На вкладке «Собрать» нажми на название товара.

Важные правила

  • ✔ Маркированные товары (с акцизом) - только сканирование
    марки!
  • ✔ Если система пишет «Товар не найден» - запрещено добавлять
    его без согласования с покупателем! При согласовании с
    покупателем перейти во вкладку «Уточнить» и там добавить данный
    товар.
  • ✔ Проверка срока годности товара. Охлажденная, молочная
    продукция должна быть со сроком годности не менее 1/3 срока.
    Необходимо выбирать продукт с максимальным сроком годности
    (как правило, такой товар в глубине полки).
  • Рекомендуем выбирать:
    ► курица/куриный разруб не более чем за 4 дня до окончания срока
    годности;
    ► хлеб сегодняшний, максимум — вчерашний.
  • ✔ Если в заказе есть товар с нарушением рекомендации —
    созвониться с клиентом.
  • ✔ Если с клиентом невозможно связаться, необходимо убрать
    пакет с уже собранными товарами в среднетемпературную камеру
    подсобного помещения. Если с клиентом невозможно связаться
    более 15 минут, данные позиции удалить из заказа.
  • Общаться с покупателем необходимо вежливо,
    благожелательно, соблюдая этику разговора — обязательно

    представиться и общаться с позитивным настроением.

Особенности сборки весовых товаров

  • ► Сборка весового неупакованного товара — обязательно
    взвешивается на весах, в программе вносится точный вес до сотых
    (например, 1,12 кг). Пакет обязательно завязывается.
    ► Сборка весового упакованного товара — отбирается
    максимально близкий вес к заказанному, в программе вносится
    точный вес до сотых (например, 0,89 кг.)
    ► Упаковать в фасовочный пакет, взвесить на электронных весах.
    ► Выбирать качественный товар (как для себя — без гнили,
    плесени, повреждений).

    ► Максимально возможное отклонение веса 20%.

Качество фруктов при сборке заказов

Качество овощей при сборке заказов

Контроль сроков годности

Эту таблицу можно использовать как ориентир для определения наиболее безопасных и свежих сроков хранения различных продуктов.

Замена / удаление товара

  • ► Обратиться к УМ/ЗУМ магазина (управляющему заместителю) для проверки наличия.
    ► Если товара нет в магазине, то необходимо согласовать замену с покупателем.
    ► При согласованной покупателем замене, необходимо нажать на кнопку «Заменить» на вкладке «Уточнить», добавить товар через кнопку «Сканировать».
    ► Удаление товара из заказа без согласования запрещено!
    ► Чтобы удалить товар из заказа, необходимо при сборке нажать кнопку «Нет товара». Товар переместится во вкладку «Уточнить».
    ► При удалении позиции из заказа — нажать кнопку «Убрать».
    Удаляем товар только в крайнем случае — когда нечего предложить или у покупателя замена без согласования, а близкого товара нет.
    ► Для заказов с заменой без согласования отклонение в цене не более 10%, для остальных — 20%.
  • Контроль сроков годности
    ✔ Если нет йогурта «Активия», предложите: «Данон» (похожий
    состав), «Простоквашино» (аналогичная категория), «Чудо»

    (альтернативный бренд).

Важные правила замен

  • ► Не предлагать замену, если товар принципиально отличается
    (например, сок вместо молока).
    ► Если клиент категорически против замены — удалить товар
    (только после согласования!)
    ► Фиксировать замены в системе, чтобы избежать расхождений
    при выдаче.

Чек-лист действий при отсутствии товара

  • ✔ Проверить наличие (если не нашли → УМ/ЗУМ).
    ✔ Если товара нет → предложить замену (до 3 вариантов).
    ✔ Согласовать с покупателем (удаление или замену).
    ✔ Внести изменения в систему («Заменить» или «Убрать»).
    ✔ Проверить итоговую сумму (отклонение не более 10−20%).

Чек-лист сборки заказа

  • 1. Определить приоритет
    (по префиксу SMH → YA → МА/DX).
    2. Собрать товары.
    3. Проверить товары и их качество.
    4. Не добавлять лишние товары без согласования!
    5. Сложить товар, соблюдая товарное соседство, под
    камерой.
    6. Передать заказ курьеру только во вкладке «К выдаче»
    в статусе «Оплачен/ожидает доставки».
    7. В случае выдачи заказа со статусом по «Самовывоз»
    покупателю, необходимо:
    ► сверить номер заказа;
    ► нажать кнопку «Выдать заказ».
    8. Проставить статус «Выдан» в приложении.

Упаковка и комплектация заказов

  • ► Наполнение пакета – не более 2/3 объёма,
    не более 10 кг.
  • ► Фасовочный пакет применяется для:
    ✔ жидких/сыпучих товаров (соусы, крупы);
    ✔ ФРОВ (фрукты, овощи, ягоды) с загрязнениями;
    ✔ охлаждённого мяса;
    ✔ яиц;
    ✔ бытовой химии и хозтоваров;
    ✔ для йогуртов/творожков с фольгой — рекомендуется использование
    фасовочных пакетов, так как в случае повреждения фольгированной
    упаковки в процессе доставки, может испортиться остальное содержимое
    заказа;
    ✔ сопутствующие товары упаковываются отдельно в фасовочный пакет.
  • ► Расположение товаров:
    ✔ вниз — тяжёлые товары;
    ✔ наверх — хрупкие, мягкие;
    ✔ яйца — в фасовочном пакете, только сверху (не внизу и не сбоку!)
  • ► Габаритные товары (вода от 5 л, моющие средства от 5 л):
    ✔ не класть в общий пакет, отгружать отдельно;
    ✔ наклеить стикер, как на пакет;
    ✔ не класть в один пакет более 10 кг, при необходимости добавить в заказ
    дополнительный пакет.
  • ► Замороженная продукция:
    ✔ упаковывается строго в отдельный белый пакет;
    ✔ хранить замороженную продукцию до визита курьера необходимо
    в морозильной камере.
  • ► Передаём курьеру пакет с заморозкой вместе с основным заказом.
  • ► Курьер передаёт заказ исключительно в термосумке для соблюдения
    температурного режима.

Проверка яиц перед упаковкой (обязательные действия)

  • 1. Проверить каждое яйцо на целостность (под камерой
    видеонаблюдения).
    2. Упаковать в фасовочный пакет и разместить сверху
    заказа (не снизу и не сбоку!)
  • ► Маркируем пакеты стикерами с префиксом и номером заказа:
    ✔ префикс и номер заказа (последние 5 цифр: МА 12 345 или SMH 54 321);
    ✔ номер пакета и количество пакетов (½, 2/2);
    ✔ если есть заморозка, сделай отметку об этом символом *.
    ✔ все собранные пакеты заклеиваем наклейкой.
  • ✔ все собранные пакеты заклеиваем наклейкой.
  • Пример маркировки:
    ► 1/3 — обычные товары.
    ► 2/3 — заморозка.
    ► 3/3 — 5 л воды.
  • Важно!
    ► Все пакеты должны быть надёжно закреплены.
    ► Стикеры и пломбы — обязательны.
    ► Заморозка и скоропорт — в последнюю очередь.
    Соблюдение этих правил гарантирует сохранность заказа
    и удовлетворённость клиента!

После проверки всех товаров во вкладках «Собрать» и «Уточнить» необходимо:

  • 1. Перейти во вкладку «Собрано»
    2. Нажать кнопку «Готов к выдаче»

Проверка системных ограничений перед подтверждением

Если система выдаёт предупреждения:

Статус заказа после подтверждения:

  • ► после нажатия «Готов к выдаче» заказ переходит в статус
    «Собран/ожидает оплаты»;
    ► запрещено передавать курьеру заказы в этом статусе!
    ► курьер может забрать только оплаченный заказ (статус
    меняется автоматически после оплаты);
    ► выдача курьеру может быть также осуществлена по QR
    или коду.
  • Важное напоминание!
    ✔ Все корректировки согласовывать с клиентом.
    ✔ При необоснованном расхождении цены >15% -
    фиксировать фото и отправлять в Итиллиум.
    ✔ Не передавать курьеру неоплаченные заказы.
    ✔ Соблюдение этих правил исключает ошибки и гарантирует беспроблемную доставку!

Хранение заказов до приезда курьера

  • Хранить собранные товары в соответствии с указаниями производителя.
    ► Охлаждённую продукцию размещать
    в среднетемпературном холодильном оборудовании.
    ► Замороженную продукцию хранить в морозильном
    оборудовании.

Передача заказов курьеру

  • 1. Проверить в приложении Dixy Picker, что статус заказа «Оплачен/ожидает доставки».
    2. Передача заказа курьеру должна происходить под камерой
    видеонаблюдения.
    3. Проверить, что курьеру в составе заказа переданы товары,
    убранные на хранение в холодильное оборудование (если таковые есть в заказе).
    4. Сверить у курьера номер заказа: номер заказа в приложении Dixy Picker и в приложении курьера во избежание отправки заказа другого клиента.
    5.1. Для партнёрских заказов (сервисы Купер и Яндекс. Еда):
    ► проверить в приложении курьера, что заказ им принят.
    5.2. Для собственных заказов (с сайта или приложения «Дикси»):
    ► ввести код в приложении Dixy Picker, который назвал курьер.
    При несоответствии кода выдачи, передавать заказ запрещено!
    (Обратиться к администрации магазина для создания заявки
    или обращения в чат-телеграм).

Статус заказа после подтверждения:

Инструкция передачи заказов собственного сервиса

(имеет префикс MA/DX)

Важно!

  • Возможные проблемы
    ► Если курьер отказывается забирать заказ — сообщите
    УМ/ЗУМ магазина.
    ► Курьер может привезти заказ обратно. Его необходимо
    перевести в стату

Передача заказа с алкоголем (самовывоз)

  • Если в заказе есть алкоголь, способ доставки возможен
    только самовывоз. Также все товары, кроме алкоголя,
    покупатель оплачивает онлайн. Для выдачи заказа
    с алкоголем покупателю используй алгоритм ниже.
  • 1. Попроси клиента сообщить,
    есть ли в его заказе алкогольные напитки:
    ► Если алкоголя нет, продолжайте обычную процедуру выдачи заказа.
    ► Если алкоголь есть, то пройти на кассу и отсканировать QR-код из приложения покупателя.
  • 2. Просканируй код на кассе:
    ► Если QR-код распознан успешно, откроется чек.
    ► Если QR-код не распознан, то в стандартном интерфейсе кассы через клавиатуру необходимо ввести номер софт-чека (располагается под QR-кодом заказа). После успешного сканирования или ввода номера
    заказа откроется предчек на кассе.
  • 3. Просканируй акцизную марку на бутылке алкогольного напитка и подтверди операцию в системе ЕГАИС.
  • 4. Проведи оплату за заказ и передайте его покупателю.
    Обязательно измени статус заказа в приложении Dixy Picker.

Окончание рабочего дня

  • Если остались заказы, сформированные до 21:00
    и они не собраны, передать информацию администрации.
    Важно не оставлять заказы несобранными.
    После чего закрыть смену и поставить ТСД на зарядку.